Wikimedia

Wikimedia

Wikimedia Nederland is onderdeel van de wereldwijde Wikimedia-beweging. Wij werken in Nederland samen met vrijwilligers en organisaties om vrije kennis bijeen te brengen – op Wikipedia en andere platforms.

Wikimedia gebruikt CiviCRM voor de ledenadministratie, evenement registraties en het vastleggen van donateurs. CiviCooP ondersteunt Wikimedia hierbij. 
 

Wat was het doel van de implementatie?

Het automatiseren van de processen Ledenadministratie, Evenementenbeheer en Donateursadministratie.
Daarnaast wilden we graag alle (lid-, deelnemers- en donateur) gegevens die we in verschillende Excel bestanden of adreslijsten hadden, samenvoegen in één gezamenlijke database. 

Tenslotte wilden we ook een koppeling tussen de formulieren op www.wikimedia.nl en het CRM systeem.
 

De aanpak en het verloop van het project

In samenwerking met CiviCooP is er gekeken naar de verschillende processen en de wensen van Wikimedia Nederland. Vervolgens is de beschikbare informatie van de ledenadministratie geïmporteerd door CiviCooP. Wikimedia Nederland heeft ervoor gekozen om het moment van inrichting van deze database te laten gelden als startpunt voor vastlegging van gegevens. Dit hield in dat er geen grote historie aan gegevens hoefde te worden geïmporteerd. Na import hebben de oude administraties nog enkele maanden schaduw gedraaid om zo kinderziektes op tijd te kunnen ontdekken.

Per 1 januari 2014 is CiviCRM definitief in gebruik genomen. 
 

Wat is de rol van CiviCooP geweest: voor, tijdens en na de implementatie?

CiviCooP heeft voor de implementatie een belangrijke rol gespeeld bij het in kaart brengen van processen en heeft geadviseerd bij besluitvorming over de wenselijkheid van vastleggen van gegevens.

Na de implementatie ondersteunt CiviCooP ons bij gebruikersvragen of wanneer we nieuwe functionaliteit willen toevoegen aan CiviCRM. Verder voert CiviCooP belangrijke software-updates voor ons uit.

Welke rol speelt CiviCRM nu?

Sinds de ingebruikname nu al zo’n 10 jaar geleden, is CiviCRM dé centrale applicatie voor het afhandelen van alle communicatie met onze contacten. Dankzij CiviCRM verlopen de processen sneller en gegevens zijn compleet. 
Het uploaden van donaties en contributies gebeurt handmatig. Deze worden op vaste momenten geïmporteerd in CiviCRM zodat de data up to date zijn. Wikimedia Nederland heeft dankzij CiviCRM snel inzicht in het aantal donaties en contributies en de status van deze betalingen.