Velt – Samen Eco Actief

©François De Heel voor Velt

Velt (Vereniging voor Ecologisch Leven en Tuinieren) is de vereniging voor al wie milieuvriendelijk aan de slag wil. Al 50 jaar promoten we in België en Nederland gezond en duurzaam leven in huis, tuin en keuken.

Wat was het doel van de implementatie?

Onze oude ICT-systemen waren end-of-life. Op zich nog goed functionerend, maar het was niet mogelijk om deze nog verder te ontwikkelen. Veel administratieve processen gebeurden nog voor een groot deel met de hand, wat onnodige kosten én fouten met zich meebracht. Om onze missie verder vorm te geven in deze tijd was behoefte aan een systeem, waarmee we onze processen nog jarenlang goed en professioneel kunnen ondersteunen.

De aanpak en het verloop van het project

We zijn in 2018 begonnen vanaf nul. Dat wil zeggen, de functionaliteit van onze oude systemen hebben we volledig losgelaten en ons vooral gericht op onze werkprocessen. Door zo te werken hebben we die processen ook gemoderniseerd en geoptimaliseerd. Door op een Scrum-achtige manier te werken zijn we stap voor stap verder gegaan, van processen naar configuratie, ontsluiting naar het portaal, en een vrij complexe datamigratie. En waar nodig maatwerk..
Uiteindelijk is het zeker voor een relatief kleine organisatie als Velt een groot project geweest, waarbij onze beide kernsystemen zijn vervangen door CiviCRM en een Drupal-portaal. Met een livegang die zonder al te grote problemen is verlopen.
Inmiddels werken we al 5 jaar met CiviCRM en bevalt ons dat nog steeds prima. Door ontwikkelingen binnen onze organisatie en de toenemende vraag naar digitale oplossingen voor niet alleen onze leden, maar ook onze docenten en de trainingsafdeling, zijn we op dit moment bezig het opzetten van een docenten- en workshop portaal en zullen ook de processen rondom het boeken van workshops worden geoptimaliseerd.

Wat is de rol van CiviCooP geweest: voor, tijdens en na de implementatie?

De mensen van CiviCooP hebben een cruciale rol gespeeld bij de functionele en technische ontwikkeling en doen dat tot op de dag van vandaag nog steeds. Ze stellen zich daarbij niet als klassieke leverancier, maar vooral als adviserende en coachende partner. De vraag ‘Maar wat willen jullie nu écht?’ werd regelmatig door hen gesteld. Inmiddels stellen we die ook aan onszelf.
Daarnaast wordt regelmatig aangegeven wat de kosten van een mogelijke aanpassing zijn en of we dat er voor over zouden hebben.

Naast de ‘gebruikelijke’ ICT-consultancy speelt CiviCoop daarmee als objectieve 'project waakhond' een onbetaalbare rol om de projecten op koers te houden. En vrij uniek: door de jaren heen zijn we Jaap en Betty van CiviCoop eerder als collega’s gaan beschouwen, dan als ‘externen’; iets wat erg veel zegt over hun betrokkenheid bij onze organisatie.

Het onvermijdelijke gevolg daarvan is, dat we niet het systeem hebben ontwikkeld dat we eerst wilden krijgen, maar wel het systeem dat we echt nodig hebben om onze missie de komende tien jaar (en verder) technisch te ondersteunen.

Welke rol speelt CiviCRM nu?

CiviCRM is nu hét centrale backoffice systeem voor onze administratie. Geautomatiseerde verwerking van nieuwe leden en lidgelden, giften, crowdfunding-campagnes, bestellingen van onze samenaankoop acties, het gaat allemaal via Civi. Ook de administratie van onze lokale Velt-groepen: registreren van activiteiten, van vrijwilligers, het verzenden van nieuwsbrieven, ook hier is CiviCRM het hart van de automatisering. Waarbij de gegevens verschillende kanten op worden ontsloten: richting de corporate website, het portaal, onze webshop, etc.

Elke keer wanneer we een (deel-) proces automatiseren of optimaliseren, merken we steeds dat de investeringen zichzelf voor een stuk aan het terugverdienen zijn. Bijvoorbeeld doordat de administratieve processen slechts een fractie van de tijd in beslag nemen, vergeleken met voorheen. En doordat leden en vrijwilligers zelf veel kunnen regelen via hun portaal, hoeft de hoofdvestiging minder werk te verrichten.