Belgisch Instituut voor Lastechniek

©Jeroen Op de Beeck

Het Belgisch Instituut voor Lastechniek (BIL) is een onafhankelijk onderzoeks- en expertisecentrum voor las- en aanverwante verbindingstechnologieën alsook voor lasbaarheid van materialen. We leggen de nadruk op onderzoek, beproeving en schadeanalyse, corrosieonderzoek, opleiding en kennisoverdracht, en dit voor alle mogelijke toepassingssectoren.

Wat was het doel van de implementatie?

Het BIL (Belgisch Instituut voor Lastechniek) had de ambitie om

1. beter gevonden te worden door de klant en
2. gerichter te communiceren met de klant.

Door duidelijker aan te geven waar we als expertisecentrum voor staan, gerichter via de nieuwsbriefmodule te communiceren én ons opleidingsaanbod in één oogopslag in een duidelijke kalenderstructuur aan te bieden.

Een nieuwe website, klantenbeheer en een CRM systeem waren bij deze in één adem genoemd. Maar niet alleen de externe communicatie kon beter, ook binnen de organisatie was er de nood aan transparantie, nood aan een centrale database voor actief (klanten)beheer zonder al te veel manuele interactie. De achterliggende processen het werk laten doen zeg maar. En zo alle collega’s een duidelijk en up-to-date inkijk te geven op kritische gegevens.

De aanpak en het verloop van het project

Zonder in detail te treden namen we een behoorlijk valse start. Uiteindelijk zijn we bij CiviCooP terechtgekomen, eerst wat aarzelend (het vertrouwen was zoek), maar al gauw bleek CiviCooP het luisterend oor te zijn waar we naar op zoek waren. De kritische partner die het durfde onze processen in vraag te stellen, het hoe en vooral het waarom onder de loep te nemen. De juiste vraag bij het juiste proces om optimaal gebruik te maken van de CiviCRM mogelijkheden gekoppeld aan onze nieuwe website. Het centraliseren en optimaliseren van de vele .xls contactlijstjes in een centrale database, het online registreren en opvolgen van de lidmaatschappen, abonnementen en onze opleidingen en workshops. Met diezelfde overall transparante aanpak. Zodat elke collega op elk moment een up-to-date overzicht krijgt van de lopende registraties.
Zonder de GDPR-richtlijnen te vergeten, ook die vragen om onze constante aandacht, zowel van BIL als CiviCooP.

Wat is de rol van CiviCooP geweest: voor, tijdens en na de implementatie?

CiviCooP is een gewaardeerde partner in ons websitegebeuren: kritisch, duidelijk, meedenkend, no nonsense-aanpak, steeds in overleg. Professioneel en to the point. En als de nood hoog is, een rots in de branding.

Welke rol speelt CiviCRM nu?

CiviCRM is een draaiende motor binnen onze organisatie, de transparantie is gewaarborgd en stelt ons in staat (vrij snel) in te spelen op de diverse vragen die er zijn. Het is nog steeds groeiend, met de nodige groeipijnen hier en daar, maar doet de mogelijkheden voor de toekomst alleen nog maar toenemen.