De aanpak om ons op basis van een document (hoe gedetailleerd ook) een offerte en/of RFP te vragen baart ons zorg. Wij herkennen daarin wat ons ooit heeft doen kiezen voor open source software en daarbij horende aanpak. Dergelijke RFP's vragen aan leveranciers - wat CiviCooP sowieso niet is en kan zijn voor CiviCRM - om een reeks van vragen te beantwoorden op basis van beperkte info. Dat kost veel tijd die gesloten software partijen terugverdienen met licenties en meer-jarige contracten. Daarnaast verleidt het om creatief in te vullen want je wilt immers de opdracht krijgen en als een contract eenmaal getekend is, kun je meestal prima uitleggen wat je bedoelde.

Wij geven de voorkeur aan deze aanpak: we spreken een proof of concept af van 1, 2 of 3 dagen waarin we een aantal van de gewenste processen inrichten. Aan het eind van die periode zijn de vertegenwoordigers van uw organisatie goed op de hoogte van de mogelijkheden van de software en de aanpak die CiviCooP als partner kan leveren. Dat levert naast een gedetailleerde kosteninschatting van de eerste stap ook een omgeving op waarin veel van de beoogde functionaliteit al beschikbaar is en een beeld op hoofdlijn van de volgorde en impact van volgende stappen. Daarmee schetsen we een transparant beeld van wat op dat moment de geschatte benodigde inspanning is van uw organisatie en CiviCooP voor uw project. We passen in onze aanpak altijd in dat we regelmatig de geplande stappen opnieuw beoordelen om die aan te kunnen passen waar nodig.

Op het moment dat een organisatie bewust kiest voor een RFP traject, valt een open source benadering zoals hier beschreven bijna altijd af. Echter, als u ook voelt voor onze aanpak maar wel bent gehouden aan regelgeving rond RFP's, denken wij graag mee over hiermee om te gaan. 

Vandaar dat we nog eens ons alternatief willen voorstellen:

• we definiëren een proof of concept voor 1 of meer processen en de daarbij horende kosten
• op basis daarvan benoemen we een eerste stap met gedetailleerde inschatting van kosten
• hebben we een stip op de horizon waar we naartoe gaan werken, met (zeer) waarschijnlijke volgorde van te nemen stappen en mogelijke kosten en risico’s

We realiseren ons dat dit kan lijken op een project zonder einde of sturing, waarbij ook het budget open-einde lijkt te zijn. Het tegenovergestelde is echter waar: door steeds kleine stappen te doen en regelmatig bij elkaar te checken of het juiste tempo en de juiste stappen genomen worden, kun je veel beter (bij-)sturen en bepalen hoe het staat met GOTIK (Geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit).