Onze oude ICT-systemen waren end-of-life. Op zich nog goed functionerend, maar het was niet mogelijk om deze nog verder te ontwikkelen. Veel administratieve processen gebeurden nog voor een groot deel met de hand, wat onnodige kosten én fouten met zich meebracht. Om onze missie verder vorm te geven in deze tijd was behoefte aan een systeem, waarmee we onze processen nog jarenlang goed en professioneel kunnen ondersteunen.

We zijn begonnen vanaf nul. Dat wil zeggen, de functionaliteit van onze oude systemen hebben we volledig los gelaten en ons vooral gericht op onze werkprocessen. Door zo te werken hebben we die processen ook gemoderniseerd en geoptimaliseerd. Door op een Scrum-achtige manier te werken zijn we stap voor stap verder gegaan, van processen naar configuratie, ontsluiting naar het portaal, en een vrij complexe datamigratie. En waar nodig maatwerk. De ondersteuning van CiviCoop is gaandeweg verschoven van functioneel naar technisch, waarbij we intern steeds meer kennis hebben opgebouwd om de functionele kant zelf te kunnen onderhouden en verder uit te bouwen.
Uiteindelijk is het zeker voor een relatief kleine organisatie een bijzonder groot project geweest, waarbij onze beide kernsystemen zijn vervangen door CiviCRM en een Drupal-portaal. Met een livegang die zonder al te grote problemen is verlopen.

Inmiddels is Jaap nog ongeveer één dag per week ingezet voor Velt. De eerste maanden was dat voornamelijk vanwege de kinderziektes, finetuning en een aantal quick-wins. Op dit moment zijn we zo ver, dat we kunnen starten met echte functionele uitbreidingen. Voor de meer operationele acties kunnen we een beroep doen op de helpdesk van CiviCoop.
Daarnaast worden de meeste functionele aanpassingen intern opgepakt en uitgevoerd.

CiviCRM is nu hét centrale backofficesysteem voor onze administratie. Geautomatiseerde verwerking van nieuwe leden en lidgelden, giften, crowdfunding-campagnes, het gaat allemaal via Civi. Ook de administratie van onze lokale Velt-groepen: registreren van activiteiten, van vrijwilligers, het verzenden van nieuwsbrieven, ook hier is CiviCRM het hart van de automatisering. Waarbij de gegevens verschillende kanten op worden ontsloten: richting de corporate website, het portaal, onze webshop, etc.
En we merken al snel, dat de investeringen zichzelf voor een stuk aan het terugverdienen zijn: dankzij de online betaalmogelijkheid zit er sterkere groei in het aantal leden, en een aantal administratieve processen neemt nog slechts een deel van de tijd in beslag dan voorheen.

De mensen CiviCooP heeft een cruciale rol gespeeld bij de functionele en technische ontwikkeling. Ze hebben zich daarbij niet als klassieke leverancier opgesteld, maar vooral als adviserende en coachende partner. De vraag ‘Maar wat willen jullie nu écht?’ werd regelmatig door hen gesteld, totdat we die uiteindelijk ook aan onszelf gingen stellen. Waarbij ze ook regelmatig aangaven wat de kosten zouden zijn, en of we dat er voor over zouden hebben. Naast de ‘gebruikelijke’ ICT-consultancy heeft CiviCoop daarmee als objectieve ‘projectwaakhond’ een onbetaalbare rol gespeeld om het project op koers te houden. Het onvermijdelijke gevolg daarvan is, dat we niet het systeem hebben ontwikkeld dat we eerst wilden krijgen, maar wel het systeem dat we echt nodig hebben om onze missie de komende tien jaar (en verder) technisch te ondersteunen.