Onze oude MS Access-database was aan vervanging toe. We zochten dus een nieuwe tool om onze ledenadministratie te ondersteunen en vlot nieuwsbrieven te versturen. Deze tool moest nauw gaan aansluiten op onze website.

Met enkele teamleden die elk kennis hadden van specifieke processen binnen de organisatie hebben we onze werking vertaald naar de configuratie van CiviCRM. We deden dit telkens in blokken van een aantal dagen (sprints) aan de hand van user stories over deelaspecten, die we vervolgens zelf gingen opzetten en uittesten in CiviCRM. Gelukkig gebeurde dit onder begeleiding van het team van CiviCOOP, die zowel het verloop van deze sprints als de technische hindernissen onder controle hielden. En ze hielden ook onze voeten op de grond. Snel werd duidelijk dat we zouden starten met de basisfunctionaliteit en veel manuele interventie, zoals voor de implementatie. Tijdens het eerste werkingsjaar konden we dan vernieuwingen doorvoeren, zoals online betalingen van het lidgeld, automatisch herinneringsmails en facturen, enz.

CiviCRM is nu het hart van onze ledenadministratie. Het is verbonden met onze website, met een afzonderlijk leerplatform, met het boekhoudpakket en met een externe facuratiedienst. CiviCRM heeft een aantal processen grotendeels geautomatiseerd, wat geleid heeft tot kortere doorlooptijd en betere klantenservice. Dit heeft, in combinatie met andere factoren, geleid tot een stijging in ledenaantal en inkomsten.

CiviCooP heeft ons laten kennismaken met de werking in sprints, aan de hand van user stories. Ze hebben ons geholpen om de juiste stories te selecteren voor een haalbare, stapsgewijze implementatie. Naast deze projectbegeleiding konden we ook rekenen op de diepgaande technische kennis voor configuratie, customisatie en migratie van data. Ook vandaag doen we beroep op CiviCooP om onze online dienstverlening verder uit te bouwen.