Projectaanpak
Een implementatie begint wat ons betreft altijd met het doorspreken van de richting van de organisatie, welke stappen er gezet moeten gaan worden en wie daarbij betrokken zullen zijn. Uitgangspunt is dat het helpt om steeds kleine stappen te zetten want dan blijft het overzichtelijk. Met regelmaat checken of de uitgangspunten nog kloppen, bewegen we nog de goede richting op, klopt het budget nog en kunnen we de volgende stappen nader definiëren. Dat zorgt ervoor dat alle betrokkenen op dezelfde golflengte blijven.
We hebben hiervoor een aantal instrumenten die we in kunnen zetten.
Workshop
Een workshop met alle belanghebbenden waarin we allereerst elkaars manier van werken leren kennen, de kracht van jullie organisatie:
Wat voor organisatie zijn jullie, hoe zal dat een implementatie beïnvloeden, hoe gaan we daarmee om, past een instrument als CiviCRM of een door ons voorgestelde aanpak daar dan bij?
Plan van Aanpak
Een plan van aanpak bevat alle relevante informatie m.b.t. de implementatie. Onze voorkeur is dat jullie het schrijven maar vaak helpen wij mee omdat wij dit soort projecten vaker doen. Daarom hebben wij een raamwerk dat helpt om de relevante onderwerpen in ieder geval op te nemen. Meestal committeren wij ons aan het plan van aanpak en de geschetste begroting daarin.
Contacten sprint
De eerste stap is vaak een sprint over user stories als basis voor de inrichting. Maar ook: hoe delen we contacten in zodat we ze makkelijk kunnen terug vinden, kunnen gebruiken voor mailingen en rapportages van kunnen maken. Deze sprint bestaat vaak ook uit een basistraining over CiviCRM, de modules, de knopjes en de basis principes voor de inrichting.
Change management bestaat niet
Het is een illusie te denken dat verandering gestuurd kan worden vanuit de top. Er lopen meerdere veranderprojecten in elke organisatie, tegelijkertijd, zonder dat iemand daar centraal op kan sturen. Iedere medewerker probeert in context het steeds beter te doen, wel of niet met anderen.
Data migratie
Gegevens uit jullie huidige systemen naar CiviCRM migreren is vaak een groot onderdeel van een implementatie. Er zit soms veel werk aan voor jullie: om data op te schonen of te ontdubbelen. Maar ook aan gesprekken over welke data nodig zijn. Meestal schrijven wij een migratie script, testen jullie en migreren we een aantal maal in test.
Issue management
Communicatie in het project over voortgang, beslissingen, kosten, vragen en issues moet beheerd worden. Wij gebruiken een issue tool waarmee dat kan en waar onze klanten ook gebruik van kunnen maken. Dat helpt jullie ook om zelf verbanden te kunnen volgen tussen de procesgebieden waaraan we werken. Iemand moet daar zicht op houden en op sturen.
Ook sturen op begroting
En natuurlijk de kosten…. Dat beschouwen wij als een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Wij maken graag afspraken over hoe we die beheersen. Wij kennen ook instrumenten om ze te beheersen en zullen zeker aan het begin van de implementatie daar zelf veel gebruik van maken. Die vaardigheid dragen we ook graag zo snel mogelijk over aan jullie.